Bộ phận hành chính – admin là nơi vận hành âm thầm nhưng cực kỳ quan trọng trong mọi tổ chức. Từ việc lưu trữ hồ sơ, điều phối lịch họp, nhắc việc cho các phòng ban đến hỗ trợ công tác văn thư, tất cả đều cần sự chính xác và phối hợp nhịp nhàng. Nhân viên AI OneXBots ra đời như một trợ lý admin không biết mệt mỏi, sẵn sàng hỗ trợ 24/7 mà không cần đào tạo phức tạp.
1. Quản lý lịch làm việc và điều phối cuộc họp
OneXBots có thể tích hợp với Google Calendar, Outlook… để sắp xếp lịch làm việc, điều phối cuộc họp giữa các phòng ban, đặt phòng họp và gửi lời mời tự động. Tất cả được thực hiện theo thời gian thực, không bị chồng chéo lịch.
2. Tự động lưu trữ và tìm kiếm tài liệu
Hồ sơ, văn bản, hợp đồng, biên bản họp… đều được AI phân loại, gắn tag và lưu trữ vào thư mục số hóa. Khi cần tìm tài liệu, chỉ cần gõ từ khoá, OneXBots sẽ truy xuất tức thì.
3. Gửi thông báo nội bộ – nhắc việc đúng thời điểm
OneXBots có thể thiết lập luồng công việc và gửi thông báo cho nhân sự đúng thời điểm: ví dụ nhắc gửi báo cáo hàng tuần, nhắc xác nhận ngày nghỉ, thông báo sự kiện nội bộ… Tất cả diễn ra đều đặn mà không cần sự giám sát liên tục của con người.
4. Tiếp nhận và xử lý yêu cầu nội bộ
Nhân viên có thể gửi yêu cầu nghỉ phép, cấp phát văn phòng phẩm, đề xuất mua sắm… qua chatbot OneXBots. AI sẽ tiếp nhận, phân loại và chuyển đến người phụ trách hoặc phê duyệt theo quy trình đã thiết lập.
5. Tổng hợp báo cáo hành chính tự động
Dựa trên hoạt động nội bộ, OneXBots có thể lập báo cáo về số lượng yêu cầu, tình trạng xử lý, tỷ lệ phản hồi đúng hạn… giúp bộ phận admin cải thiện hiệu suất và minh bạch hoá quy trình.
Tổng kết:
OneXBots không chỉ là công cụ, mà là người bạn đồng hành đáng tin cậy với bộ phận hành chính – văn phòng. Tự động hóa những đầu việc lặp đi lặp lại giúp tiết kiệm thời gian, giảm lỗi, tăng tính chuyên nghiệp – để admin có thể tập trung vào những việc có giá trị hơn.
Bạn muốn một trợ lý hành chính thông minh, không mệt mỏi và luôn đúng giờ? Hãy bắt đầu với nhân viên AI OneXBots ngay hôm nay!